Privacyverklaring Vereniging van Jonge Onroerend goed Juristen

Over deze privacyverklaring

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens de Vereniging JOJ verzamelt wanneer u onze website gebruikt, wanneer u lid wordt van de vereniging, wanneer u zich registreert als geïnteresseerde of wanneer u een zakelijke relatie met ons aangaat. Ook staat in deze privacyverklaring beschreven waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we er ermee omgaan.

Wij vinden zorgvuldigheid belangrijk en hebben maatregelen genomen zodat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. In het kort komt onze werkwijze erop neer dat we uw persoonsgegevens:

• alleen gebruiken voor doelen die met u zijn overeengekomen, waarvoor wij van u toestemming hebben gekregen, die vallen onder gerechtvaardigd belang of die voortvloeien uit onze wettelijke taak;
• niet met anderen delen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten als vereniging;
• zorgvuldig beheren en beveiligen.

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De Vereniging JOJ is een beroepsvereniging voor advocaten, (kandidaat-)notarissen, bedrijfsjuristen en andere juristen die actief zijn op het terrein van het onroerend goedrecht en die de leeftijd van 36 jaar nog niet hebben bereikt.

De Vereniging JOJ heeft als doel de juridische kennis van de onroerendgoedpraktijk in de breedste zin van het woord te bevorderen. De Vereniging organiseert daartoe jaarlijks ten minste zes juridisch-inhoudelijke seminars en/of workshops op academisch niveau. Daarnaast organiseert zij jaarlijks een zomeruitje. Deze bijeenkomsten zijn het platform voor een formele en informele uitwisseling van kennis en kunde onder haar leden. Omdat de Vereniging ook bij studenten interesse voor het onroerend goedrecht wil wekken, staat voor hen de mogelijkheid open de seminars en workshops bij te wonen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten van de Vereniging JOJ, waaronder onze ledenadministratie, de registratie van geïnteresseerden, de door de Vereniging JOJ georganiseerde seminars, workshops en evenementen en op onze website (www.vjoj.nl).

Vereniging van Jonge Onroerend goed Juristen
p/a mr. J. Bol, 1e Secretaris
Apollolaan 119
1077 AP Amsterdam
KvK-nummer 27251757

Wanneer u vragen heeft die niet in deze privacyverklaring zijn beantwoord, wanneer u suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud ervan of wanneer u klachten heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan komen we graag met u in contact. U kunt hiervoor een e-mail sturen aan info@vjoj.nl.

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om onze verenigingsactiviteiten en taken goed te kunnen uitvoeren. Dit gebeurt op basis van overeenkomst, wettelijke plicht, toestemming of op basis van gerechtvaardigd belang. Het gaat daarbij om de onderstaande activiteiten.

1. Administratie van leden en geïnteresseerden van de Vereniging JOJ

Wij verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van de ledenadministratie. Deze gegevens worden door leden en geïnteresseerden aan ons verstrekt. In onze administratie registreren wij de volgende gegevens:

• naam, geslacht, geboortedatum en woonadres;
• eventueel naam en adres van de werkgever;
• telefoonnummer, mobiel telefoonnummer en e-mailadres;
• gegevens ten behoeve van facturatie;
• gebruikersnaam en wachtwoord voor toegang tot het besloten deel van de website.

Uw lidmaatschapsgegevens worden bewaard tot één jaar na de beëindiging van uw lidmaatschap, tenzij u bij de beëindiging van het lidmaatschap heeft aangegeven dat u geregistreerd wil blijven als geïnteresseerde. In dat geval bewaren we uw gegevens tot het moment dat u aangeeft dat u de registratie wil beëindigen.

Uw gegevens in onze financiële administratie bewaren wij voor een periode van zeven jaar; dat is de wettelijke bewaarplicht volgens de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR).

2. Aanmelding voor seminars, workshops en andere activiteiten

Via de website kunt u zich aanmelden voor onze seminars, workshops en andere activiteiten. De gegevens van de aanmelding worden gebruikt om de organisatie van de activiteit te kunnen voorzien van een overzicht van aanmeldingen en om de eventuele kosten voor deelname te kunnen factureren.

De Vereniging JOJ is een erkende opleidingsinstelling bij de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) en de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB).

Ten behoeve van de registratie van aanwezigheid wordt voor iedere activiteit een presentielijst gemaakt, die tijdens de activiteit wordt gecirculeerd. De presentielijst wordt - voorzien van de handtekeningen van aanwezigen - in hardcopy bewaard voor een periode van 7 jaar. De presentielijst wordt gedeeld met de KNB ten behoeve van de registratie van behaalde PO-punten.

3. Facturatie van contributie en deelname aan activiteiten

Wij gebruiken de gegevens in de leden- en activiteitenadministratie voor de facturatie van de jaarlijkse contributie en deelname aan activiteiten. Facturen worden elektronisch (per e-mail) verzonden. Leden kunnen inloggen op de website om de factuurhistorie in te zien. Factuurgegevens bewaren wij voor een periode van 7 jaar na het versturen van de factuur.

4. Attenderingen en kennisdeling

Wij houden leden en geïnteresseerden op de hoogte van ontwikkelingen in het vakgebied en relevante seminars, workshops en activiteiten middels periodieke e-mails. Wij sturen deze informatie omdat kennisdeling één van onze kerndoelstellingen is en omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het informeren van onze leden en geïnteresseerden.

Als u geen prijs stelt op onze periodieke attenderingen, dan kunt u zich uitschrijven door de aanwijzingen in het bericht op te volgen of een e-mail te sturen naar info@vjoj.nl.

Leden kunnen zich bovendien afmelden voor periodieke e-mails via de profielpagina van het besloten deel van de website. Mocht u niet beschikken over inloggegevens, neem dan contact op met het bestuur via info@vjoj.nl.

5. Communicatie

Wanneer u ons een e-mail stuurt, dan wordt deze opgenomen in ons e-mailarchief en bewaard zo lang als de e-mail relevant is voor onze relatie met u. Soms vragen wij u naar aanvullende persoonsgegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te beantwoorden en op uw verzoeken te reageren.

We willen u erop wijzen dat de aard van communicatie per e-mail met zich meebrengt dat berichten onversleuteld verzonden worden. Hoewel we bij de Vereniging JOJ de toegang tot de e-mailbox door het bestuur beperken tot het strikt noodzakelijke, raden we u aan om het versturen van persoonsgegevens per e-mail zoveel mogelijk te beperken. Wij zullen u daarom ook nooit vragen om gevoelige persoonsgegevens per e-mail aan ons te sturen.

6. Het aangaan en onderhouden van zakelijke relaties

Bent u een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer, dan zijn persoonsgegevens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van een overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen, een offerte-aanvraag toe te sturen of een bestelling bij u te plaatsen, uw facturen te betalen en vlot en efficiënt met u te communiceren over overige aspecten van de overeenkomst.

Wij verwerken de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Het gaat dan om de volgende gegevens:

• Naam, titel(s) en aanhef;
• Adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres;
• Gegevens ten behoeve van verwerking van betalingen.

Wij bewaren gegevens voor zo lang als deze nodig zijn om invulling te geven aan de relatie die we met u onderhouden. Gegevens omtrent de verplichte (financiële) administratie worden voor een periode van zeven jaar bewaard.

7. Website

Wanneer u onze website (www.vjoj.nl) gebruikt, worden de technische kenmerken van uw bezoek in zogenaamde logfiles bijgehouden. Denk hierbij aan de opgevraagde pagina, IP-adres, tijdstip, browsertype en dergelijke. De analyses van deze logfiles worden uitsluitend ter verbetering van de website en de gerelateerde dienstverlening van de Vereniging JOJ gebruikt en gedurende maximaal twaalf maanden bewaard.

Fotoverslagen

Op de website worden fotoverslagen gepubliceerd van de activiteiten van de vereniging. Deze foto's geven belangstellenden een indruk van de betreffende activiteit. Wij streven ernaar om slechts overzichtsfoto's te publiceren die een algemeen beeld schetsen. Mocht u desondanks bezwaar hebben tegen de publicatie van een foto, waarop u herkenbaar in beeld bent gebracht, laat het ons dan s.v.p. weten via info@vjoj.nl; wij zullen de betreffende foto dan zo spoedig mogelijk verwijderen.

Cookies

Voor onze website maken we gebruik van functionele en analytische cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen wanneer u de website bezoekt. Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken.

Daarnaast maakt de website van de Vereniging JOJ gebruik van analytische cookies om het gebruik van de website te analyseren en de website te verbeteren. Daarvoor maken wij gebruik van Google Analytics. De verkregen informatie wordt mogelijk door Google opgeslagen in de Verenigde Staten. Meer informatie hierover vindt u in het privacybeleid van Google.

Derden

Wij maken gebruik van derden bij de uitvoering van onze diensten en activiteiten, op basis van een zogenaamde verwerkersovereenkomst, waarbij onze uitgangspunten voor de bescherming en beveiliging van persoonsgegevens zijn gewaarborgd.

Beveiliging

De Vereniging JOJ heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens passend en adequaat te beschermen. Zo worden uw persoonsgegevens op beveiligde, Nederlandse servers opgeslagen. Daarnaast gebruiken wij diverse digitale beveiligingstechnologieën om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens niet ongeautoriseerd worden verwerkt.

Uw rechten

U heeft de volgende rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Het recht op inzage. U kunt een verzoek doen uw persoonsgegevens in te zien. Er kunnen omstandigheden van toepassing zijn waardoor u geen recht op inzage heeft;
• Het recht op aanpassing van uw persoonlijke gegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• Het recht om vergeten te worden. Er kunnen omstandigheden van toepassing zijn waardoor wij toch uw gegevens moeten bewaren of verwerken, bijvoorbeeld als hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.
• Het recht om bezwaar te maken of een beperking van de verwerking te verzoeken. Wederom geldt dat wij onder bepaalde omstandigheden niet aan dit verzoek hoeven te voldoen;
• Het recht op data-portabiliteit. Dit betekent dat u het recht heeft om uw persoonsgegevens op een gebruikelijke en gestructureerde wijze te ontvangen en dat u het recht heeft om de data over te hevelen naar een andere aanbieder van een vergelijkbare dienst;
• Het recht om bezwaar te maken tegen profiling;
• Het recht om een bezwaar of klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens);
• Het recht om uw toestemming weer in te trekken. Wederom geldt dat onder bepaalde omstandigheden, wij gerechtigd zijn om de verwerking van uw data voor te zetten, vooral indien de verwerking noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Inzage en wijziging van gegevens door leden

Als lid van de Vereniging JOJ kunt u inloggen op het besloten deel van de website om inzage te krijgen in uw gegevens of om uw gegevens aan te passen. Mocht u niet beschikken over uw accountgegevens, neem dan contact op met het bestuur via info@vjoj.nl.

Vragen, verzoeken of klachten

Indien u vragen, verzoeken of klachten heeft met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u zich te allen tijde richten tot de Eerste Secretaris van de Vereniging, per e-mail op het adres info@vjoj.nl of door een brief te sturen naar:

Vereniging van Jonge Onroerend goed Juristen
p/a mr. J. Bol, 1e Secretaris
Apollolaan 119
1077 AP Amsterdam

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring wordt periodiek bijgewerkt in het geval van wijzigingen in ons privacybeleid, de verenigingsactiviteiten of relevante regelgeving. Raadpleeg daarom regelmatig deze privacyverklaring voor eventuele aanpassingen.

Deze privacyverklaring is het laatst gewijzigd op 23 oktober 2018.